Asistente de WhatsApp con IA para autoescuelas
Matrícula, teórico, prácticas y exámenes: las preguntas que tu oficina contesta cada día, respondidas en WhatsApp con la información de tu autoescuela, y lo que necesita a una persona, pasado a la oficina con todo el contexto.
Un asistente de WhatsApp para autoescuelas responde a alumnos y futuros alumnos sobre matrícula, teórico, prácticas y exámenes con la información de tu autoescuela y los procedimientos que publica la DGT, enlazando la fuente cuando se trata de un trámite oficial. Cuando la pregunta depende de un expediente concreto o de una decisión, recoge los datos y pasa la conversación a tu oficina o al instructor. Lo construimos a partir de tu propia información y una sesión corta con tu equipo, y lo probamos contra un conjunto escrito de preguntas reales antes de ponerlo en marcha.
Las preguntas que responde, y qué hace con cada una
Cada autoescuela tiene sus precios, sus horarios y su forma de trabajar, así que el asistente no da cifras de memoria. Responde con lo que tú le das y, para los trámites de la DGT, explica el procedimiento y enlaza la página oficial.
Apuntarse y elegir el permiso
- «¿Qué necesito para apuntarme?»
- «¿Qué documentos tengo que traer?»
- «Quiero ir en moto, ¿qué carné me saco?»
- «¿Cuándo puedo empezar?»
Qué hace el asistente
- Explica los pasos de matrícula y los documentos que pide tu autoescuela, tal como los tienes escritos.
- Resume los requisitos generales que publica la DGT (residencia, informe de aptitud psicofísica de un centro de reconocimiento autorizado, edad mínima de cada clase) y enlaza la página.
- Ayuda a ver qué permiso encaja con lo que la persona quiere conducir: B para coche, A2 o A para moto, C para camión, según la definición de cada clase de la DGT.
- Recoge nombre, permiso y cuándo quiere empezar, y lo pasa a la oficina como una matrícula lista para cerrar.
Fuentes DGT: Requisitos, preparación y presentación a examen · Clases de permisos de conducir
El curso y el examen teórico
- «¿Cómo funciona el teórico?»
- «¿Cómo me apunto al examen?»
- «¿Dónde veo si he aprobado?»
- «He suspendido, ¿y ahora qué?»
Qué hace el asistente
- Explica cómo organiza tu autoescuela el teórico: clases, plataforma de tests y horarios, con tu información.
- Explica que la presentación al examen la solicita normalmente la autoescuela ante la DGT, cuenta cómo lo gestionáis vosotros y recoge la petición para la oficina.
- Indica dónde consultar la nota en la DGT.
- Tras un suspenso, explica lo que hace tu autoescuela a continuación y enlaza lo que publica la DGT sobre nuevas convocatorias, sin inventar tasas ni plazos.
Fuentes DGT: Exámenes y pruebas de aptitud · Consulta tu nota de examen
Reservar, cambiar y entender las clases
- «¿Hay hueco para una práctica esta semana?»
- «Tengo que cancelar la clase del jueves.»
- «¿Qué se hace en una clase práctica?»
Qué hace el asistente
- Si tu sistema de reservas lo permite, consulta la disponibilidad y reserva o cancela la clase. Si no, recoge la petición y la pasa a la oficina.
- Aplica tu política de cancelación tal como está escrita, sin excepciones que no hayas decidido tú.
- Explica qué se trabaja en una clase práctica según el programa de tu autoescuela.
Antes y después del examen
- «¿Cómo se decide la fecha de mi examen?»
- «¿Qué tengo que llevar?»
- «No puedo ir el día del examen.»
- «He aprobado, ¿cuándo me llega el carné?»
Qué hace el asistente
- Explica cómo presenta tu autoescuela a los alumnos al práctico y cómo les comunica la fecha.
- Repasa lo que hay que llevar el día del examen, con la lista de tu autoescuela.
- Si alguien no puede presentarse, explica que la DGT tiene un trámite de anulación de convocatoria, enlaza la página y pasa el caso a la oficina.
- Después del examen, indica dónde ver la nota y dónde seguir el estado del permiso definitivo.
Fuentes DGT: Anulación de convocatoria de examen · Estado de tramitación de tu permiso
«¿Cómo va lo mío?»
- «¿Dónde está mi expediente?»
- «¿Cuándo es mi próxima clase?»
- «¿Me falta algún papel?»
Qué hace el asistente
- Si tu autoescuela usa un programa de gestión al que nos podemos conectar, identifica al alumno y responde con los datos de ese sistema.
- Si no, no se lo inventa: recoge quién pregunta y qué necesita, y lo pasa a la oficina para que conteste con el expediente delante.
Lo que se queda con la oficina y los instructores
El asistente se lleva las preguntas que tienen una respuesta escrita. Lo que necesita criterio o conocer a la persona se queda con tu equipo, y cuando la conversación pasa a una persona llega con los datos y el historial, para que nadie tenga que repetir nada.
La oficina
- Descuentos, excepciones y cualquier problema con un pago.
- Quejas y desacuerdos, incluido cualquier tema sobre el resultado de un examen.
- Casos poco habituales: traslados de expediente, permisos de otro país o adaptaciones.
- El estado de un expediente cuando el asistente no tiene acceso al sistema de gestión.
Los instructores
- Si un alumno está listo para presentarse al examen.
- Cuántas prácticas le quedan a una persona concreta.
- Cómo va cada alumno y en qué tiene que mejorar.
Cómo lo construimos
Partimos de tu información
Tarifas, documentos, horarios, política de cancelación y cómo funcionan tus cursos, más las páginas de la DGT que tu oficina suele citar.
Una sesión corta con tu equipo
Repasamos las preguntas que más llegan, cómo las contestáis y dónde está la línea entre lo que responde el asistente y lo que pasa a una persona.
Lo probamos antes de lanzarlo
Acordamos contigo por escrito un conjunto de preguntas reales y el listón de aprobado. Solo se pone en marcha cuando lo supera.
Funciona en tu número
Va sobre tu WhatsApp Business a través de la API oficial de Meta, y se conecta a tu sistema de reservas o de gestión solo si ese sistema lo permite.
El mismo tipo de preguntas, ya en producción en Fixlab.
Fixlab no es una autoescuela: es un laboratorio de certificación de vehículos en España. Pero sus clientes preguntan lo mismo que tus alumnos: qué documentos necesito, qué trámite me toca, cómo va lo mío. Construimos su asistente de WhatsApp para responder desde su base de conocimiento, abrir la solicitud en su plataforma y pasar a una persona cuando hace falta criterio. Superó la prueba de aceptación que acordamos por escrito antes de lanzarse.