Registro de huéspedes: recoge los datos por WhatsApp antes de la llegada

La obligación viene del artículo 25 de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, que exige un registro documental a actividades como el hospedaje. El Real Decreto 933/2021 dice cómo se cumple. Para un hotel, lo esencial está en cuatro artículos:

• Recoger los datos de cada huésped (art. 4.1). El parte de entrada lo firma toda persona mayor de 14 años; los datos de los menores de 14 los da el adulto con el que viajan (art. 4.2).
• Responder de su exactitud. Los datos tienen que coincidir con el documento de identidad, que el huésped debe exhibir o facilitar (art. 4.3).
• Llevar un registro informático con los datos del anexo I (art. 5.1) y conservarlo 3 años desde que termina la estancia (art. 5.3).
• Comunicarlos a Interior «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas», al hacer la reserva o anularla y al empezar la estancia (art. 6.3), siempre por vía telemática (art. 6.4).

El real decreto está en vigor desde abril de 2022. El Ministerio del Interior activó la plataforma SES.HOSPEDAJES el 2 de diciembre de 2024, después de varias moratorias (nota de La Moncloa).

El anexo I del real decreto enumera los datos. Esta es la lista para un hotel (ejercicio profesional, apartado A), copiada del BOE. La columna de la derecha indica de dónde sale cada dato: lo que tiene que dar el huésped es lo único que tiene sentido pedir por WhatsApp.

Los datos de la empresa y del establecimiento (incisos 1 y 2 del anexo) se comunican una vez, al dar de alta el alojamiento, y otra vez si cambian (art. 6.1).

Tres aclaraciones de las preguntas frecuentes de Interior: los documentos válidos son el DNI para los españoles (obligatorio desde los 14 años), el documento de identidad para los ciudadanos de la UE y el pasaporte para el resto; si un grupo de menores viaja con un adulto que no es su padre o su madre, hay que anotar en calidad de qué es responsable (tutor, profesor, monitor); y cualquier cambio en los datos de una reserva obliga a comunicarla de nuevo.

Al activar el registro, Interior explicó que las empresas «solo deberán volcar en el nuevo registro aquellos datos que recaben para su propia gestión comercial», y que la novedad respecto al registro anterior era el parentesco con los menores y el medio de pago (La Moncloa). El real decreto dice lo mismo: se registran los datos del anexo que se recaben en la actividad (art. 5.2).

El plazo de 24 horas cuenta dos veces por reserva: una desde que se hace (o se anula) y otra desde que el huésped empieza la estancia.

Si la reserva llega por una plataforma o una agencia, Interior aclara que cada uno comunica la información de que dispone, y que, cuando intervienen varios intermediarios, el obligado es quien tiene la relación contractual directa y final con el cliente (pregunta 10).

El artículo 8 del real decreto remite al régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015 y dice qué cuenta como leve y qué como grave:

Las preguntas frecuentes de Interior lo resumen así: los datos falsos, los errores en los datos de los huéspedes, la omisión parcial de información o la comunicación fuera de plazo son leves; no figurar en el registro como proveedor de alojamiento o no comunicar los datos de los huéspedes, graves. La responsabilidad recae en el establecimiento como sujeto obligado (art. 8.4).

El 17 de junio de 2025, la Agencia Española de Protección de Datos publicó que la obligación de registro no autoriza a pedir una copia del documento de identidad del huésped. Sus razones:

• Vulnera el principio de minimización: el DNI trae información que la norma no pide (la foto, la caducidad, el CAN, los nombres de los padres) y que aumenta el riesgo de suplantación.
• El DNI no contiene todos los datos del real decreto, así que por sí solo no sirve para cumplirlo.
• Una copia enviada no demuestra quién la envía.

Lo que propone: que el huésped dé los datos en un formulario, presencial u online. En persona, basta con ver el documento. En línea, recomienda certificados digitales, comprobar con los datos del medio de pago o códigos enviados al teléfono o al correo del cliente. Cualquier otro método lo tiene que evaluar el responsable del tratamiento.

Por eso el flujo de esta guía no pide fotos del documento ni guarda imágenes.

Los datos se transmiten por el procedimiento electrónico del Ministerio del Interior, la plataforma SES.HOSPEDAJES de su sede electrónica, donde también se da de alta el establecimiento (Interior, preguntas 14 y 20). Hay varias formas de hacerlo:

• A mano, desde la propia plataforma.
• Desde otra aplicación. SES.HOSPEDAJES «permite la integración de aplicaciones externas para facilitar el envío automatizado de la información y el volcado masivo de datos» (La Moncloa). Si tu programa de gestión ya envía por esta vía, el envío puede salir de ahí.
• Por medio de un tercero autorizado por el establecimiento por alguna de las formas admitidas en derecho para actuar en nombre de otro (Interior, pregunta 22).

Un detalle práctico: Interior no elabora ni facilita listados de las comunicaciones realizadas, ni siquiera al propio establecimiento (pregunta 32). La constancia de qué enviaste y cuándo la tienes que llevar tú, y para eso está el registro informático del artículo 5.

Interior admite recoger los datos «mediante cualquier sistema que permita la verificación de la exactitud de los datos, incluso sin que sea necesaria su presencia física», siempre que sea compatible con la protección de datos (pregunta 18). Un agente de IA para WhatsApp puede hacer la parte lenta antes de que el huésped llegue:

1. Paso 1Abre la conversación con permiso. Cuando el huésped reserva y acepta recibir mensajes por WhatsApp, el asistente le escribe antes de la llegada, en su idioma, y le explica que la ley pide esos datos y para qué. Solo puedes escribir primero a quien te dio su número y aceptó tus mensajes (política de WhatsApp Business).
2. Paso 2Pide solo los datos del anexo I. Viajero por viajero: nombre, apellidos, sexo, tipo, número y número de soporte del documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia, teléfono y correo, y el parentesco si viaja algún menor. Sin fotos del documento. Los datos de pago salen de tu sistema de cobro, no del chat.
3. Paso 3Revisa cada respuesta. Que no falte nada y que los datos cuadren: un segundo apellido que falta en un DNI español, un menor sin parentesco, una letra del DNI que no corresponde al número, una fecha imposible, menos viajeros que en la reserva. Lo vuelve a preguntar en la misma conversación, sin que nadie de recepción tenga que escribir.
4. Paso 4Prepara la lista para recepción. Reservas con los datos completos, reservas a las que les falta algo (y qué) y llegadas del día sin datos.
5. Paso 5Tu equipo comprueba y envía. Al llegar el huésped, recepción ve el documento (la AEPD dice que en persona basta la verificación visual), corrige lo que haga falta y envía los datos a SES.HOSPEDAJES por la vía que ya usa, dentro del plazo.

Son pasos de diseño, no una receta legal. Antes de ponerlo en marcha, quien lleve la protección de datos en tu hotel debe revisar qué se pide, dónde se guarda y durante cuánto tiempo.

El real decreto hace responsable al establecimiento de que los datos sean exactos (art. 4.3) y de cualquier infracción (art. 8.4). Por eso, en lo que construimos, la última palabra es de una persona de tu equipo:

• El asistente pide los datos en el idioma del huésped, comprueba que estén completos y sean coherentes, y te deja la lista preparada.
• Tu equipo ve el documento, decide sobre lo dudoso y envía a SES.HOSPEDAJES.

Lo que no hace: no envía nada a SES.HOSPEDAJES (no tenemos una integración con la plataforma ni con ningún programa de gestión hotelera), no pide ni guarda imágenes de documentos y no decide si un dato raro vale. Tampoco garantiza que tu hotel cumpla la norma; te ayuda a tener los datos a tiempo.

Las reglas del asistente (qué pide, qué comprueba, qué avisa) quedan escritas en un documento que tu equipo puede cambiar si la norma cambia. Es el mismo mecanismo que usa el asistente que construimos para Fixlab, un laboratorio de homologación de vehículos, no un hotel: pide los datos y documentos de cada caso, señala lo que falta y pasa el caso al equipo. Entre el 26 de junio y el 24 de septiembre de 2026 atendió 279 conversaciones de 218 personas. Todavía no tenemos un caso en un hotel. Si quieres ver el resto de lo que puede hacer por recepción, mira el agente de IA para hoteles y la revisión de documentos con IA.

Las dos comunidades con policía propia tienen también su propio canal:

• Cataluña. Según la Generalitat, los establecimientos de hospedaje de Cataluña comunican los datos de los huéspedes a la Dirección General de la Policía por la web de los Mossos d’Esquadra, dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento de cada persona, y los conservan 3 años a disposición de la policía (Tràmits gencat; web de registro de viajeros de los Mossos).
• País Vasco. La Ertzaintza tiene un servicio de comunicaciones para establecimientos hoteleros, por formulario o por fichero, según la Orden de 25 de noviembre de 2022 del Departamento de Seguridad del Gobierno Vasco, publicada en el BOPV el 12 de diciembre de 2022 (web de la Ertzaintza).

Estas páginas oficiales no aclaran si, además, hay que enviar a SES.HOSPEDAJES. Si tu hotel está en una de estas comunidades, confírmalo con Interior o con tu policía autonómica antes de diseñar el flujo. La recogida por WhatsApp funciona igual; cambia adónde envía tu equipo y, si el formulario es distinto, qué datos hay que pedir.

El 4 de junio de 2026, la Comisión Europea envió a España una carta de emplazamiento [INFR(2026)4005] por incumplir la Directiva (UE) 2016/680 sobre protección de datos en el ámbito penal. Sus objeciones:

• Las categorías de datos recogidos son excesivas, incluidos los datos de pago y de GPS.
• El acceso de la policía no se limita a fines específicos y explícitos.
• Conservar todos los datos durante tres años es desproporcionado.

España tenía dos meses para responder. Si la respuesta no convence a la Comisión, el siguiente paso puede ser un dictamen motivado. La carta abre el procedimiento, pero no anula el real decreto: a 1 de octubre de 2026 sigue publicado en el BOE y el Ministerio del Interior mantiene la plataforma y actualizó sus preguntas frecuentes el 10 de agosto de 2026.

Cuenta con que los datos que hay que pedir o el tiempo de conservación pueden cambiar. Un asistente con las reglas escritas se ajusta cambiando esas reglas, no rehaciéndolo.

• BOE: Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre (BOE-A-2021-17461), texto consolidado
• BOE: Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana (BOE-A-2015-3442), artículos 25, 36.20, 37.9 y 39.1
• Ministerio del Interior: Hospedajes y Alquiler de Vehículos, preguntas frecuentes
• Ministerio del Interior: preguntas frecuentes para usuarios de la plataforma (PDF, actualizado a 10/08/2026)
• AEPD: no está permitido solicitar una copia del DNI o pasaporte en los hospedajes (17 de junio de 2025)
• La Moncloa: Interior activa el nuevo registro de hospedaje y alquiler de vehículos (2 de diciembre de 2024)
• Comisión Europea, Representación en España: paquete de procedimientos de infracción de junio (4 de junio de 2026)
• Generalitat de Catalunya: Registre de viatgers d’establiments d’hostalatge (en catalán)
• Ertzaintza: registro hostelero y normativa

Consultadas el 1 de octubre de 2026. Esta guía resume la norma y no es asesoramiento legal; el texto que vale es el del BOE.