El cuadrante de entrenadores con IA, sin la hoja de cálculo
Planificar a los entrenadores con IA funciona mejor si se divide en dos. Un pequeño programa de planificación monta el cuadrante con tus reglas, y un agente de IA se encarga de las conversaciones que lo rodean: pedir a cada coach su disponibilidad, insistir a quien no ha contestado, buscar sustituto cuando alguien falla y consultarte cada cambio. Esta guía es para dueños de gimnasios y boxes de CrossFit que todavía montan el mes en una hoja de cálculo.
Lo que de verdad hace la hoja de cálculo
Rellenar la cuadrícula es lo fácil. El cuadrante del mes se lleva una o dos tardes por todo lo que hay alrededor:
- Reunir la disponibilidad de cada coach, repartida en una docena de mensajes con formatos distintos, y perseguir a los dos que siempre contestan tarde.
- Acordarse de las reglas que solo están en la cabeza del dueño: quién puede dar la clase de niños, quién no debería abrir a las 7 después de cerrar a las 22, quién quiere más horas y quién menos.
- Que sea justo: repartir las primeras horas, los sábados y las franjas buenas de la tarde para que nadie cargue siempre con las peores.
- Gestionar los cambios cuando el mes ya ha empezado, casi siempre por teléfono y muchas veces la noche antes.
Un agente de IA ayuda con la primera, la segunda y la última. La tercera, la cuadrícula en sí, es trabajo para software corriente, y conviene tener claro por qué.
Saca las reglas de tu cabeza
Antes de automatizar nada, las reglas tienen que salir de la cabeza del dueño. Casi todas caben en una tabla corta. Marca cada una como regla fija (nunca se rompe) o preferencia (se cumple cuando se puede). Los ejemplos son de un box imaginario.
| Regla | Qué recoge | Ejemplo | Tipo |
|---|---|---|---|
| El horario | Cada clase del mes que necesita un coach, por día y hora. | De lunes a viernes a las 7:00, 8:00, 14:00, 18:00, 19:00 y 20:00; sábados a las 10:00 y 11:00. | Fija |
| Quién da qué | Clases que piden una formación o una experiencia concreta. | La clase de niños y la de halterofilia, solo con los coaches que tienen asignadas. | Fija |
| Límites | Máximo y mínimo de clases por coach, y descanso entre turnos. | No más de 12 clases a la semana; nadie abre a las 7:00 si cerró a las 21:00 el día antes. | Fija |
| Reparto | Cómo se reparten las primeras horas, las últimas y los fines de semana. | Los sábados van por turnos; nadie abre más de tres días seguidos. | Preferencia |
| Deseos | Lo que querría cada coach, más allá de cuándo puede. | Dos coaches prefieren mañanas; uno quiere más horas este mes. | Preferencia |
El ciclo del mes, paso a paso
Con las reglas escritas, el mes sigue un calendario fijo. Las fechas son un ejemplo; las eliges tú.
- Día 15: el agente pregunta
Cada coach recibe un WhatsApp que le pide su disponibilidad para el mes siguiente. Contesta como quiera: «los lunes no antes de las 9, del 12 al 19 fuera, los sábados sin problema».
- Día 18: insiste
Quien no ha contestado recibe un recordatorio. Lo que no está claro («el 20 quizá») se pregunta, no se supone.
- Día 20: el borrador
El programa de planificación monta un cuadrante que cumple todas las reglas fijas y todas las preferencias que puede, y te dice cuáles no ha podido cumplir.
- Día 21: decides tú
Lees el borrador y la lista, cambias lo que quieras y lo apruebas. No se publica nada antes.
- Día 22: publicado
El cuadrante entra en tu programa de reservas (por su API si la tiene, o con un archivo para importar), y cada coach recibe sus clases por mensaje.
Por qué la IA no monta ella misma la cuadrícula. Un modelo de lenguaje es muy bueno convirtiendo «puedo los martes pero no el 18, y en la segunda quincena solo mañanas» en datos limpios. No es la herramienta adecuada para comprobar veinte reglas en ciento cincuenta clases: en un mes largo se le puede escapar una. Un pequeño programa de planificación comprueba todas las reglas cada vez, y te avisa cuando no se pueden cumplir todas. Así cada parte hace lo que hace bien, y el cuadrante es de fiar.
Un detalle práctico: un WhatsApp que el box envía primero, como la petición de cada mes, sale como plantilla aprobada por Meta, y Meta cobra por cada una entregada. Para unos pocos coaches al mes el coste es pequeño; explicamos lo que cobra WhatsApp por mensaje.
Sustituciones de última hora
El cuadrante es mensual; los imprevistos, diarios. Cuando un coach escribe «estoy malo, mañana no puedo a las 7», el agente:
- Busca quién puede cubrirla: coaches libres, preparados para esa clase y dentro de sus límites, según el cuadrante y las reglas.
- Les pregunta en tu orden, de uno en uno o a todos a la vez y para el primero que diga que sí, como prefieras.
- Te lo consulta antes de confirmar, o lo confirma él dentro de las reglas que fijes (por ejemplo, cualquier coach preparado para una clase normal).
- Actualiza el cuadrante y avisa a los coaches implicados, y deja anotado el cambio para las horas de fin de mes.
- Te avisa a tiempo si nadie puede cubrirla, con una hora límite que eliges tú, para que no te enteres a las 6:45.
El agente pregunta e insiste. Las decisiones sobre tus coaches siguen siendo tuyas.
Lo que queda contigo, y cuándo merece la pena
Tú apruebas el cuadrante y cada excepción. Los roces entre coaches, los sueldos y todo lo personal se quedan contigo; el agente nunca negocia en tu nombre. Cualquier coach puede contestar «llámame» y hablar con una persona.
No merece la pena en todos los boxes. Con tres coaches y un horario que nunca cambia, puede bastar un calendario compartido. Empieza a compensar cuando hay varios coaches, clases que cambian de un mes a otro, muchos cambios de turno o más de un local que comparte entrenadores. En ¿merece la pena un proyecto de IA? hay cinco preguntas para comprobarlo.
El mismo agente también puede atender a los socios y llevar congelaciones, cambios de tarifa y bajas con tus normas; en el agente de IA para gimnasios y boxes de CrossFit tienes la imagen completa.