Un agente de IA para gimnasios y boxes, con tus propias normas
Un agente de IA para un gimnasio atiende a socios e interesados por WhatsApp, email e Instagram, y se encarga del papeleo que rodea a las clases con las normas que el box tiene por escrito: el seguimiento de las clases de prueba, las subidas y otros cambios de tarifa, las congelaciones, las bajas y los recibos devueltos. También recoge la disponibilidad de tus coaches para que el cuadrante del mes salga de tus reglas, no de una hoja de cálculo, y lo apruebes tú. Hace lo que tus normas permiten y pasa todo lo demás al dueño o a recepción, con la conversación adjunta. Tu programa de gestión de socios se queda donde está.
- Socia
¡Hola! El fisio me ha dicho seis semanas sin entrenar por una rotura de gemelo. ¿Puedo congelar la cuota?
- Agente de IA
Vaya, lo siento. Soy el agente de IA del box. Tu tarifa permite congelarla por motivo médico hasta tres meses con un justificante del médico o del fisio, y mientras tanto no se cobra. ¿Me mandas una foto del justificante?
- Socia
[Foto del justificante] Si puede ser, desde el lunes.
- Agente de IA
Gracias. Se lo paso al dueño para que lo confirme: congelación médica de seis semanas desde el lunes. Te aviso por aquí en cuanto esté hecho.
Boxes donde el dueño entrena, vende y hace el papeleo
Boxes afiliados a CrossFit y centros de entrenamiento funcional independientes, donde un equipo pequeño da las clases y la misma persona responde de noche a las dudas sobre cuotas. El trabajo no es difícil. Es constante, y entra por cuatro canales a la vez.
Boxes de CrossFit con el dueño al frente
Un solo local, unos pocos coaches y un dueño que da la clase de las 7 y contesta el WhatsApp después de la última.
Centros de entrenamiento funcional y estudios
Bonos de clases, tarifa plana, open box y entrenamiento personal: más tarifas, más normas y más dudas sobre cuál conviene.
Pequeños grupos de boxes
Dos o tres locales que comparten entrenadores y socios, donde una sustitución o un cambio de tarifa toca más de un horario.
NotaNo es un programa de gestión de socios. Funciona junto al programa de reservas, socios y cobros que ya usas, y manda a los socios a él.
De la clase de prueba al último mensaje, en una sola conversación
Casi todo el papeleo de las cuotas se concentra en seis momentos. Esto es lo que preguntan los socios en cada uno, lo que hace el agente y cuándo te pasa la conversación.
| Momento | El socio pregunta | El agente | Lo pasa al dueño cuando |
|---|---|---|---|
| N.º 02 · 1La clase de prueba | Nunca he hecho CrossFit y no estoy en forma. ¿Puedo probar una clase? | Explica cómo funcionan tu clase de prueba o tus sesiones de iniciación y manda el enlace para reservar. Al día siguiente pregunta qué tal fue y envía las tarifas que encajan; si no contesta, insiste una vez más el día que marque tu norma, y lo deja ahí. | Hay una lesión o una duda de salud, o alguien pide una oferta que no publicas. |
| N.º 02 · 2El alta | Puedo venir dos días a la semana, casi siempre por la tarde. ¿Qué tarifa me cojo? | Compara tus tarifas tal y como las publicas, manda el enlace de alta de tu programa de socios y explica el consentimiento informado y cómo es la primera semana. | Piden descuentos familiares, de estudiante o de empresa que no están en tu lista. |
| N.º 02 · 3Un cambio de tarifa | ¿Puedo pasar del bono de 8 clases a la tarifa plana y añadir open box? | Explica la diferencia, el precio que publicas y desde cuándo se aplica según tus normas. Si tu programa lo permite y tú estás de acuerdo, hace el cambio; si no, lo deja preparado para quien lo aplique. | Alguien quiere bajar de tarifa dentro de una permanencia, pide una devolución a mitad de mes o plantea algo que tus normas no cubren. |
| N.º 02 · 4Un recibo devuelto | Uy, he cambiado de cuenta. ¿Dónde la actualizo? | Cuando un recibo vuelve o falla un pago, manda un aviso amable con el enlace para actualizar la cuenta o la tarjeta en tu sistema de cobros, y responde a lo que le digan. Vuelve a avisar según tu calendario y para en cuanto el pago entra. | El socio no está de acuerdo con el cargo o cuenta que pasa un mal momento. Nunca amenaza ni añade recargos que no tengas por escrito. |
| N.º 02 · 5Una congelación | Me voy tres semanas de viaje por trabajo en mayo. ¿Puedo congelar? | Comprueba la petición con tus normas de congelación (mínimo y máximo, cada cuánto, preaviso, si tiene coste y qué justificante pide una congelación médica), le dice al socio qué le corresponde y recoge las fechas y los documentos. | Las congelaciones médicas y todo lo que se sale de las normas: al dueño para que lo confirme, con las fechas y el justificante adjuntos. |
| N.º 02 · 6La baja | Me mudo el mes que viene. ¿Cómo me doy de baja? | Le explica exactamente cómo darse de baja según tus condiciones: preaviso, último recibo y qué pasa con las clases que le queden. Ofrece una vez, sin presionar, la alternativa que tú hayas elegido (una congelación, una tarifa menor) y pregunta por qué se va. | Hay desacuerdos o devoluciones. Además, el dueño recibe cada semana la lista de quién se ha ido y por qué. |
Las tarifas, los precios, los preavisos y los límites de congelación cambian de un box a otro. El agente usa los tuyos, y si algo no está escrito te pregunta en vez de inventar. En cómo automatizar bajas, congelaciones y cambios de cuota explicamos cómo escribir esas normas.
Tus condiciones, tu programa, tus canales
Es el mismo agente de IA que construimos para WhatsApp, preparado para la gestión de cuotas. Lo que lo distingue de un asistente genérico no es el modelo: es que tus normas están escritas, probadas y se aplican siempre igual.
- 01
Tus condiciones, en una tabla. Tarifas, precios, permanencias, preavisos, límites de congelación, recargos y quién aprueba qué: se escriben una vez contigo y se aplican siempre igual. Si algo no está escrito, te pregunta en vez de inventar.
- 02
Tu programa se queda. Si tu programa de socios y cobros tiene API, el agente puede consultar la tarifa de cada socio y, donde tú lo permitas, hacer el cambio. Si no, deja el cambio preparado para quien lo aplique. Todavía no hemos conectado un agente a un programa de gestión de gimnasios, así que esa conexión la estudiamos contigo en lugar de prometerla.
- 03
Tus canales. WhatsApp en tu propio número a través de la API oficial de Meta, email y mensajes directos de Instagram. En Instagram solo puede contestar a quien escribe primero, y dentro de las 24 horas siguientes (normas de Meta), así que los avisos van por WhatsApp o por email.
- 04
Decides tú. El dinero, las excepciones, las dudas médicas y las quejas van a la persona y en el horario que tú elijas, con la conversación y un resumen.
- 05
Todo queda en tu poder. Las normas, las instrucciones y las cuentas están a tu nombre, y puedes cambiar una norma a mitad de mes sin nosotros.
El trabajo que no se ve: quién se está descolgando y quién cubre el jueves
Socios a punto de irse, y socios que piden más
Si tu programa de reservas registra la asistencia, el agente puede marcar a los socios que bajan del umbral que tú fijes (por ejemplo, dos semanas sin venir cuando venían tres días a la semana) y a los que agotan su bono cada mes. Pasa la lista al coach que toca. Un mensaje personal de un coach funciona mejor que uno automático, así que el agente prepara la lista y la conversación la llevas tú.
El cuadrante del mes y las sustituciones de última hora
El agente pide por WhatsApp a cada coach su disponibilidad para el mes siguiente, un paso de planificación monta el cuadrante con tus reglas y tú lo apruebas. Durante el mes, cuando un coach no puede dar una clase, pregunta a los que pueden cubrirla, en el orden que tú marques, y te confirma el primer sí.
El cuadrante de entrenadores con IA →Lo que no hará. Sabe cuándo llamarte.
- ×Inventarse una norma o un precio. Si no está en tus condiciones, le dice al socio que lo consulta contigo.
- ×Poner trabas a la baja. Explica cómo darse de baja, ofrece tu alternativa una vez y no da largas. Esconder la salida cuesta confianza y, en algunos sitios, incumple la ley.
- ×Mover dinero por su cuenta. Devoluciones, abonos y cargos discutidos van a una persona. Solo manda el enlace de pago que le da tu sistema de cobros.
- ×Dar consejos médicos o de entrenamiento. Lesiones, adaptaciones y dudas de salud van a un coach, con la conversación adjunta.
- ×Publicar el cuadrante por su cuenta. Prepara y pregunta; el horario y cada cambio los apruebas tú.
- ×Hacerse pasar por una persona. Dice que es el agente de IA del box, y quien pide hablar con una persona, la tiene.
En producción en Fixlab: un laboratorio de homologación de vehículos, no un gimnasio; la misma mecánica.
Todavía no tenemos un caso de gimnasio que enseñar, así que te mostramos el agente que tenemos en producción. Los clientes de Fixlab escriben por WhatsApp a cualquier hora con peticiones que siguen normas escritas, piden un documento o dos y a veces necesitan a una persona. El agente responde con las normas de Fixlab, recoge lo que necesita cada caso y lo pasa con toda la conversación: la misma mecánica que una congelación con el justificante del fisio.
- 279conversaciones en los tres primeros meses
- 218personas escribieron
- 16 sde mediana hasta la primera respuesta
- 55%fuera del horario de oficina (lunes a viernes, de 9:00 a 15:30)
«Si os recomendé es por vuestro trabajo, pero sobre todo por cómo sois como personas.»
De tus condiciones a respuestas reales, una tarea cada vez
- Tus condiciones y tus mensajes
Tus tarifas y condiciones, y una muestra de los mensajes que de verdad mandan los socios. Escribimos contigo la tabla de normas, empezando por la tarea que más noches te quita.
- Una prueba de aceptación
Una lista escrita de peticiones reales (una congelación, una bajada de tarifa, un recibo devuelto, una baja), con el nivel que debe superar acordado antes de salir.
- Un ensayo
Tú y tus coaches escribís como si fuerais socios en una línea de prueba, y ajustamos hasta que la supera.
- En tus canales
Empieza a atender a los socios. Los traspasos van a las personas y en el horario que tú elijas.
- Ajuste
Leemos contigo las primeras semanas de conversaciones y corregimos donde los socios nos sorprendan. Después, la siguiente tarea, si merece la pena.
Se presupuesta por proyecto, según lo que el agente puede hacer, cuántos canales atiende y si se conecta a tu programa de socios. Tras una llamada corta te mandamos una propuesta por escrito con el precio y los supuestos en los que se basa, incluidos los costes de uso de los canales que elijas. En qué decide el coste de un asistente de WhatsApp explicamos de qué depende.