Cómo configurar Odysi Suite, paso a paso

1. Entra en crm.odysi.studio/signup. No hace falta invitación ni lista de espera.
2. En Create your account, rellena Your name (tu nombre), Email y Password (al menos 12 caracteres) y pulsa Create account.
3. Abre el email de Odysi y confirma tu dirección. Hasta entonces no pasa nada más.

Al crear la cuenta aceptas las Beta Terms (las condiciones de la beta) y el Privacy Notice (el aviso de privacidad). En esto las condiciones son claras: la beta es gratuita y solo puedes usarla para tu empresa, oficio o profesión, no como consumidor. Entras con tu email y tu contraseña.

Quien crea un espacio de trabajo pasa a ser su Admin. Hay dos roles, Admin y Member: los administradores cambian la configuración y los miembros trabajan con los registros. Un mismo usuario puede pertenecer a varios espacios de trabajo y pasar de uno a otro desde el menú del espacio.

Cuando confirmas el email, Odysi te da la bienvenida. Si el dominio de tu email coincide con un espacio de trabajo que deja entrar a los compañeros, lo verás bajo «Your team is already on Odysi», con Join (unirte) o Ask to join (pedir acceso, que espera a que lo apruebe un administrador). Si no, Odysi te lleva directamente al formulario del espacio; desde la pantalla para unirte, Create a new workspace abre el mismo formulario:

• Logo, opcional, y Workspace name: el nombre de tu empresa, o el tuyo si trabajas solo.
• What will you use Odysi for? (¿para qué usarás Odysi?). Tres tarjetas: Selling (clientes y oportunidades), Finding a job (candidaturas y entrevistas) o Something else (tu asistente te pregunta). Después llega una pregunta de una línea, como «What do you sell?» (¿qué vendes?).
• Currency (moneda) y Time zone (zona horaria), y luego Create workspace.

Un espacio nuevo empieza con Companies (empresas), People (personas) y Deals (oportunidades), con las fases Lead, In Progress, Won y Lost. Si eliges Finding a job, Deals pasa a ser Applications (candidaturas), de Saved a Offer. Puedes renombrarlo todo después en Settings › Odysi CRM › Data model, o pedirle a tu IA que monte el embudo por ti.

Después llega la guía de configuración, paso a paso. Todos los miembros nuevos pasan por ella, y Finish later deja una tarjeta «Finish setting up Claude» (o ChatGPT) para retomarla cuando quieras. Sus pasos:

1. Choose your assistant: Claude o ChatGPT.
2. Get Claude o Get ChatGPT: comprueba que tu plan puede conectar Odysi.
3. Connect Odysi to Claude (o ChatGPT). Se pone en verde solo cuando la conexión funciona.
4. Connect your other tools: tus otras herramientas, opcional.
5. Start your first chat. Se pone en verde cuando tu asistente ha leído el Playbook.
6. Your setup interview: la entrevista inicial, opcional.
7. Con Claude, Optional automations (automatizaciones opcionales); con ChatGPT, Your daily check-in (tu repaso diario).

Los pasos 3 a 8 de esta página siguen ese mismo camino, con lo que pide cada pantalla.

Odysi CRM se conecta a tu IA como un servidor MCP con inicio de sesión OAuth. Añades una dirección, https://crm.odysi.studio/mcp, inicias sesión en Odysi y pulsas Allow (permitir). Estos son los pasos tal como los da la guía de la app, con los menús de Claude y ChatGPT en inglés, como estaban en octubre de 2026; si usas Claude o ChatGPT en español, los verás traducidos.

En los dos casos terminas en la pantalla de consentimiento de Odysi, Connect Claude to Odysi (o ChatGPT). Si perteneces a varios espacios de trabajo, elige uno: la conexión queda ligada a él. Después pulsa Allow. La conexión trabaja en ese espacio como tú, con los permisos que ya tienes: ve lo que tú ves, cambia lo que tú puedes editar y gestiona la configuración solo hasta donde llega tu rol. La ves, y puedes desconectarla, en Settings › Connected apps; los administradores ven las de todos.

Claude y ChatGPT cambian sus menús de vez en cuando, y la guía de la app los sigue. El conector mantiene siempre las mismas herramientas, así que una conversación larga en Claude nunca tiene que volver a conectarse; en ChatGPT, abre Plugins › Odysi y pulsa Refresh después de una actualización de Odysi. En principio, otros clientes MCP con inicio de sesión OAuth pueden usar la misma dirección; las guías cubren Claude y ChatGPT. La parte técnica está en Odysi Suite para desarrolladores.

El primer chat. En Claude, elige Cowork o abre una conversación nueva; la guía sugiere crear un proyecto llamado Odysi CRM. Envía el primer mensaje que te muestra la guía, por defecto «hi, I want to use this chat to manage Odysi CRM». Claude lee tu Playbook, revisa tus conectores y te saluda. En ChatGPT, empieza cada petición para Odysi con @Odysi; ChatGPT te pide Allow antes de cada cambio.

El Playbook es el conjunto de instrucciones que sigue la IA de cada miembro, guardado en Odysi como documentos Markdown. Cada conversación conectada a Odysi lo lee antes que nada. Todos los espacios empiezan con cinco documentos, redactados según lo que elegiste en el paso 2:

Equipo y personal. El Playbook del equipo es la parte compartida; cada persona añade sus propias reglas encima, en documentos privados. En un documento del equipo, Make my own version lo sustituye solo para ti, y Reset to team version lo deshace. Los administradores pueden bloquear un documento para que sea igual para todos, y elegir en Settings › Odysi CRM › Playbook › Who can edit the team Playbook: Admins only (solo administradores) o Everyone (todos). Cada miembro puede cambiar siempre el suyo. ¿Ya tienes instrucciones? Import a folder o Import from files acepta archivos Markdown; Export all docs (.zip) los saca, y cada cambio guarda su historial.

La entrevista inicial es opcional y dura entre 10 y 30 minutos, según para qué uses Odysi. Tu IA hace las preguntas y escribe las respuestas en el Playbook. Para un equipo comercial, los temas incluyen el negocio, el embudo y sus fases, el equipo y quién lleva qué, el estilo de escritura, cómo responder, tus precios, el ritmo de seguimiento y lo que nunca debe pasar. Los temas del equipo se cubren una vez; quien se une después solo hace los suyos.

Tus otras herramientas. Los administradores eligen en Settings › Odysi CRM › Assistant setup qué conectores activa cada miembro en su propia IA. Por defecto son Gmail, Google Calendar, Google Drive y un buscador de contactos. Odysi no ve tus conectores de Claude, así que cada persona los marca cuando los tiene activos.

Automatizaciones, con Claude: la guía te da dos instrucciones para tareas programadas en Cowork, un Morning check (repaso de la mañana) los días laborables y un Hourly reply check (revisión de respuestas cada hora). Las dos le piden a Claude que escriba solo borradores y que nunca envíe nada. Con ChatGPT, las tareas programadas con Odysi aún no están confirmadas, así que la guía te da un repaso diario para lanzarlo tú.

Ve a Settings › Odysi CRM › Imports y pulsa Import a CSV, o suelta un archivo sobre cualquier tabla. Puedes importar un CSV a cualquier objeto o lista:

1. Asigna cada columna a un atributo, crea uno nuevo con Create a new attribute o descártala con Skip this column.
2. Elige en Match existing records on el campo con el que cruzar, para que las filas actualicen lo que ya tienes, o crea siempre registros nuevos.
3. Pulsa Review mapping y luego el botón Import … records, que muestra cuántos son, por ejemplo Import 120 records. Si alguna fila falla, Download rows with errors te muestra cuáles y por qué.
4. ¿Te has equivocado? Undo import deshace una importación terminada durante 7 días.

Después abre Duplicates en la misma pantalla y pulsa Check for duplicates. Para cada pareja, elige Keep A, Keep B o Not a duplicate; una fusión se puede deshacer durante 30 días.

¿Vienes de otro CRM? No hay migración en un clic. Exporta tus datos del CRM anterior en archivos CSV e impórtalos como arriba. Si son pocos registros, tu IA también puede crearlos en Odysi uno a uno a través del conector, a partir de un archivo que le des o del CRM anterior si también lo tiene conectado.

1. Ve a Settings › Workspace › Members and teams y pulsa Invite someone. Solo los administradores pueden invitar.
2. Escribe el Email, elige el Role, Member o Admin, y pulsa Send invitation.
3. Tu compañero abre el enlace, elige nombre y contraseña, confirma su email y entra. Cada enlace sirve una vez y caduca a los 7 días; las invitaciones pendientes se pueden reenviar o revocar.

Que tus compañeros entren sin invitación. En la misma página, elige Off (desactivado), Join as member (entran como miembros) o Request approval (piden aprobación) para quien tenga el dominio de email de tu empresa. No está disponible si el email del administrador es de un proveedor público.

Quién ve qué. En Permissions decides quién puede ver y editar cada objeto y lista: todos, un equipo o un miembro. Gana la regla más generosa que se aplique, y Check someone’s access te enseña el resultado para una persona. Con Teams das acceso a un equipo en vez de a cada miembro. Tu IA nunca ocupa una plaza propia: cada conexión actúa como la persona que la conectó.

Odysi Scribe transcribe tus llamadas, pone nombre a cada persona que habla y archiva cada llamada con su reunión u oportunidad. Salvo las sugerencias al importar un CSV o buscar duplicados, es la única parte de la suite que llama por sí misma a una IA: para transcribir, poner nombre a quien habla, encontrar la reunión de cada llamada y pulir los dictados. Hay tres formas de usarlo: Odysi Recorder en tu ordenador, por donde empieza casi todo el mundo; Upload a recording (subir una grabación) en la app web, y Dictate (dictar).

Descarga Odysi Recorder en crm.odysi.studio/scribe/mac (macOS 14.4 o posterior) o en crm.odysi.studio/scribe/windows (Windows 10 o posterior, x64). Antes necesitas una cuenta de Odysi confirmada en un espacio de trabajo. La primera vez, tu ordenador te preguntará si te fías (un Mac una vez, al abrirlo; Windows dos veces, al descargarlo y al abrirlo): Odysi Recorder todavía no está notarizado por Apple ni firmado con un certificado de Microsoft. Somos un estudio pequeño y aún no nos hemos unido al programa de desarrolladores de pago de Apple ni hemos comprado un certificado de Microsoft. Solo lo haces una vez.

Los mensajes de macOS y Windows salen en el idioma de tu sistema; aquí los citamos en inglés, como en la página de descarga.

En un Mac

1. Abre la descarga: haz doble clic en Odysi Recorder.dmg, en Descargas.
2. Arrástralo a Aplicaciones.
3. Ábrelo y pulsa Done. El Mac dice «“Odysi Recorder” Not Opened» porque Apple no ha podido verificarlo. Pulsa Done, no Move to Trash.
4. Pulsa Open Anyway en System Settings. Ve a System Settings › Privacy & Security, baja hasta Security y pulsa Open Anyway junto a la línea sobre Odysi Recorder; vuelve a pulsar Open Anyway y confirma con Touch ID o tu contraseña. El botón aparece durante una hora, más o menos, después de intentar abrir la app. En macOS 14 Sonoma, haz Control-clic en la app y pulsa Open y otra vez Open.
5. Inicia sesión y permite la grabación. En la ventana de bienvenida, pulsa Sign in with Odysi y luego Allow recording, y di que sí a las dos preguntas del Mac: Microphone y System Audio Recording.

A partir de ahí, Odysi Recorder vive en la barra de menús como una pequeña onda de sonido. Dictate anywhere (dictar en cualquier app), en el Mac, necesita además el permiso de Accessibility para pegar en otras apps; sin él, el texto se queda en el portapapeles.

En Windows

1. Descárgalo y elige Keep. En Edge, abre los tres puntos y elige Keep. Si Edge vuelve a preguntar, pulsa Show more y luego Keep anyway. En Chrome, Keep. En Firefox, Allow download.
2. Ábrelo, pulsa More info y luego Run anyway. En «Windows protected your PC», comprueba que pone App: Odysi Recorder Setup.exe (el editor aparece como Unknown publisher) y pulsa Run anyway.
3. Se instala y se abre, sin contraseña de administrador. Pulsa Sign in with Odysi y termina en el navegador.
4. Comprueba el micrófono con Check my microphone. Si está bloqueado, abre Settings y activa Microphone access y Let desktop apps access your microphone.
5. Búscalo junto al reloj. Sácalo del desplegable ^ para tenerlo siempre a la vista.

En algunos PC nuevos con Windows 11, Smart App Control lo bloquea sin opción de Run anyway. Desactívalo en Windows Security › App & browser control › Smart App Control settings. En versiones de Windows 11 anteriores a abril de 2026 no se puede volver a activar sin restablecer Windows; si prefieres no hacerlo, escríbenos y te ayudamos. Windows en modo S no puede ejecutarlo.

De una llamada a una transcripción en el registro correcto

1. Graba. Empieza desde la barra de menús o la bandeja, o acepta el aviso que te ofrece grabar cuando una app de llamadas usa tu micrófono. Graba tu micrófono y el sonido de la llamada, así que puedes usar auriculares, con Zoom, Meet, Teams o cualquier otra app.
2. Transcribe. La llamada se sube, y Odysi Scribe la transcribe y pone nombre a quien habla.
3. Adjunta. Odysi Scribe busca tu reunión a esa hora. Si la coincidencia es clara, verás Attached automatically (adjuntada automáticamente), con Undo; adjuntarla a una reunión también la adjunta a su oportunidad. Si no está seguro, pregunta Where does this belong? (¿dónde va esto?), con sugerencias, Create a meeting o Leave it unattached.
4. Comparte. Hasta que está adjunta, solo tú ves la transcripción. Después se ve como su reunión u oportunidad, y tu IA puede leerla a través del conector.

El audio de las llamadas se guarda 30 días por defecto para volver a escucharlo (un administrador puede elegir 7 o 90 en Settings › Scribe › Keep call audio) y luego se borra; la transcripción se queda. El audio de los dictados no se guarda nunca. Avisa a todos los participantes de que estás grabando: las condiciones te hacen responsable de informarles y de obtener su consentimiento cuando haga falta.

Durante la beta, Odysi Scribe funciona desde el primer momento con las claves de beta de Odysi, dentro de un cupo mensual por persona y de un límite mensual global; las claves de beta se pueden pausar en cualquier momento. Para quitar esos límites, añade tus propias claves de proveedores de IA en Settings › Scribe («Use your own keys, no limits») o usa una clave del espacio que te dé un administrador; el proveedor te factura directamente.

Actualizaciones. Odysi Recorder se actualiza solo: lo comprueba cada hora, descarga en segundo plano e instala cuando el ordenador lleva dos minutos sin uso y no está grabando. Si desactivas Install updates automatically en sus ajustes, espera a que lo cierres o pulses Restart now.

En el móvil. Abre crm.odysi.studio/voice/ para usar Odysi Scribe en el teléfono, una app web instalable para dictar (no para grabar llamadas): inicia sesión, toca Record y añádela a la pantalla de inicio. Cada toma se guarda en el teléfono hasta que vuelve su texto, así que una mala conexión no pierde nada.

Odysi no sincroniza tu bandeja de entrada ni tu calendario, a propósito. Tu IA lee Gmail y Google Calendar con sus propios conectores y escribe emails, notas y reuniones en Odysi a través del conector de Odysi. Odysi nunca envía emails desde tu buzón.

• Activa Gmail y Google Calendar en Claude o ChatGPT, no en Odysi. Están entre los conectores por defecto que un administrador puede elegir en Assistant setup (paso 4).
• Los emails que registra tu IA alimentan contadores en cada oportunidad, como Last contacted (último contacto) y Replied (respondido).
• Las reuniones solo existen en Odysi si tú o tu IA las ponéis ahí. Eso importa para Odysi Scribe: cruza cada llamada con las reuniones que hay en Odysi, así que pídele a tu IA que registre las reuniones de tu calendario.

Odysi Projects es donde un estudio lleva el trabajo con sus clientes, con la misma cuenta y los mismos datos que Odysi CRM. No se activa por tu cuenta: lo encendemos estudio por estudio, y hoy funciona para Odysi Studio y sus clientes. Si llevas proyectos para clientes, habla con nosotros. Una vez activado:

1. Da acceso a tu equipo. Al invitar a alguien, Access ofrece CRM and Projects u Odysi Projects only.
2. New project. Parte de una oportunidad ganada en el CRM, de una fase posterior de una oportunidad abierta, o elige A project without a deal (un proyecto sin oportunidad). La vista previa muestra las personas del cliente y los documentos clave de las oportunidades, y crea el proyecto en un solo paso.
3. Entrevista de arranque. Marca lo que el CRM ya sabe y solo pregunta por lo que falta.
4. Invite a client, en Project settings › People. El cliente recibe un email con un enlace que dura 72 horas. Los clientes no tienen contraseña: entran con un enlace de un solo uso que les llega al email.

La parte del cliente está en inglés o en español, según elijas para cada proyecto; la del equipo está en inglés. Todo lo que la IA de tu equipo escribe para un cliente espera en Drafts to check (borradores por revisar) hasta que una persona lo publica. Odysi Projects tiene su propio conector, Odysi Projects, en https://projects.odysi.studio/mcp, separado de la conexión del CRM, y un cliente puede conectar su propio Claude o ChatGPT solo a su proyecto.

• Exporta todo. Administradores: Settings › Workspace › Privacy and data › Export workspace. Un único archivo JSON con todos los objetos, cada registro con su historial completo, listas, notas, tareas, comentarios y reuniones. Cada exportación queda anotada en el registro de auditoría.
• Mejor una hoja de cálculo. Selecciona filas en una tabla y elige Export CSV. El Playbook tiene su propio Export all docs (.zip).
• Registro de auditoría. Download as CSV incluye miembros, roles, permisos, claves de API, apps conectadas, webhooks, fusiones, exportaciones y borrados.
• Borrar. Delete a person’s data busca a alguien por email o nombre y borra sus datos; Delete workspace, en Settings › General, te pide escribir el nombre del espacio; Delete my account, en Settings › Account, te pide tu email. Borrar los datos de una persona o un espacio de trabajo no se puede deshacer.

El Privacy Notice de Odysi dice que la base de datos, los servidores y los archivos guardados están en la UE (la base de datos en Irlanda; los archivos adjuntos y el audio guardado, en Ámsterdam, en los Países Bajos), y que algunos de los proveedores que enumera, como los de IA que usa Odysi Scribe, están en Estados Unidos. También dice que Odysi no usa los datos de sus clientes para entrenar modelos de IA y que no vende datos personales. Tanto el Privacy Notice como las Beta Terms son textos de beta, que se revisarán antes del lanzamiento público.