Agente de IA para el correo de tu empresa
Para el buzón compartido donde llegan las solicitudes. El agente lee cada correo, comprueba si es para ese buzón, identifica qué tipo de solicitud es, compara los adjuntos con tu lista de documentos y deja en el propio buzón un borrador de respuesta: pide lo que falta o contesta la consulta. Una persona de tu equipo lo revisa y lo envía.
Lo que pasa en un buzón compartido
Si en tu empresa las solicitudes llegan a un buzón como solicitudes@ o info@, esto te sonará. Una parte de lo que entra no es para ese buzón: es una factura, una consulta para otro departamento o un correo que alguien envió a la dirección equivocada. Otra parte es una solicitud de verdad, pero llega con la mitad de los documentos.
Alguien lo abre todo, decide qué es cada cosa, abre los adjuntos uno por uno, los compara con la lista de lo que hace falta para ese tipo de trabajo y escribe, otra vez, el correo que pide lo que falta. Las consultas que se repiten se contestan a mano cada vez.
Y cuando la solicitud llega por fin al técnico, a veces todavía no está completa, o no era para vosotros.
Una persona sigue revisando y enviando cada respuesta. Lo que cambia es desde dónde empieza.
Cinco pasos, en el orden del correo
Cada paso parte de lo que tu equipo ya sabe: qué tipos de solicitud recibís, qué documentos pide cada uno y qué se contesta a las consultas de siempre. Lo que no está escrito lo escribimos contigo, en lenguaje llano.
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Paso 01
Decide si el correo es para este buzón
Lee el correo y sus adjuntos y comprueba si le corresponde a este buzón. Si no, lo marca y dice a qué buzón cree que va, pero no lo reenvía: al principio, eso lo decide una persona.
Una personadecide adónde va lo que no es vuestro.
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Paso 02
Identifica qué tipo de solicitud es
Con tu lista de tipos de trabajo, identifica qué se está pidiendo: una solicitud nueva, una consulta, la respuesta a un requerimiento anterior. Si no encaja en ninguno, lo deja marcado para tu equipo.
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Paso 03
Compara los adjuntos con tu lista
Para ese tipo de solicitud, compara lo que ha llegado con tu lista de documentos: qué está, qué falta y qué no vale, y por qué.
- «Falta la ficha técnica del equipo.»
- «El certificado adjunto está caducado.»
- «En la foto no se lee el número de serie.»
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Paso 04
Deja un borrador en el buzón
Prepara la respuesta y la deja como borrador en el propio buzón, en el hilo del correo: pide en un solo mensaje todo lo que falta, o contesta la consulta con tus textos. No da precios, eso va en el presupuesto, y en las preguntas técnicas orienta, pero no da un veredicto.
Una personalo revisa, lo edita si hace falta y lo envía.
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Paso 05
Lo anota todo
Cada correo deja un registro: qué entró, qué propuso el agente, qué se envió al final y quién lo aprobó. Si trabajáis con ISO 9001 o pasáis auditorías, os sirve para enseñar quién aprobó cada respuesta.
Nada sale del buzón hasta que alguien de tu equipo lo envía.
El borrador, tal como lo encuentra tu equipo
Un ejemplo de lo que aparece en el buzón cuando llega una solicitud nueva con tres adjuntos. La lista de documentos es la tuya; el agente dice qué ha comprobado, qué falta y qué deja para tu equipo.
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Visto en: adjunto 1
Formulario de solicitud
RecibidoCompleto y firmado.
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Visto en: adjunto 2
Fotografías del equipo
RecibidoSe ven la placa y el número de serie.
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Visto en: adjunto 3
Certificado del fabricante
No valeEstá caducado. El borrador pide uno vigente.
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Según tu lista para este tipo
Ficha técnica del equipo
FaltaNo ha llegado. El borrador la pide.
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Visto en: cuerpo del correo
«¿Cuánto costaría?»
Para tu equipoNo contesta con un precio: el borrador dice que irá en el presupuesto.
«Hola, gracias por la solicitud. Para empezar nos falta la ficha técnica del equipo y un certificado del fabricante vigente: el que nos enviaste está caducado. En cuanto los tengamos, te enviamos el presupuesto.»
El borrador no se envía solo. Queda en el hilo, a la vista de quien lleva el buzón, para que lo revise, lo cambie si hace falta y lo envíe.
El agente prepara y señala; una persona revisa y envía.
Quién hace qué: el agente prepara, tu equipo decide
El agente prepara
- 01Lee cada correo que llega al buzón, con sus adjuntos.
- 02Lo clasifica: si es para este buzón y qué tipo de solicitud es.
- 03Compara los documentos con tu lista para ese tipo de trabajo.
- 04Deja un borrador en el hilo: lo que falta, o la respuesta a la consulta.
- 05Lo anota todo en un registro que puedes enseñar en una auditoría.
El agente nunca
- ×Envía un correo sin que una persona lo apruebe.
- ×Reenvía por su cuenta lo que no es para el buzón: lo marca, y al principio decide una persona.
- ×Da precios: eso va en el presupuesto.
- ×Da un veredicto técnico definitivo: orienta, y decide un técnico.
- ×Cambia tus reglas: las cambia tu equipo.
Para quien recibe por correo las mismas solicitudes, con documentos
Encaja donde un buzón compartido recibe solicitudes que se repiten, cada una con su lista de documentos: laboratorios, ingenierías, gestorías, organismos de certificación, administradores de fincas y, en general, cualquier negocio que tramita expedientes.
Cuando las solicitudes llegan por correo
Porque así os escriben vuestros clientes, o porque por trazabilidad los documentos tienen que entrar por un canal fijo y documentado. El agente trabaja dentro de ese buzón y no abre un canal nuevo.
Cuando tus clientes escriben por WhatsApp
El mismo agente, con las mismas reglas, puede atender en WhatsApp: responde, pide los documentos y pasa a tu equipo lo que necesita a una persona. Lo contamos en el agente de IA para atención al cliente en WhatsApp.
En tu buzón, no en otra bandeja
No te pedimos que cambies de correo. Nos conectamos al buzón que ya tienes, y los borradores aparecen donde tu equipo ya trabaja.
- Los tipos de solicitud, las listas de documentos y los textos de respuesta son tuyos, están escritos en lenguaje llano y no se comparten con otros clientes.
- Lo documentamos todo al entregar, para que tu equipo pueda mantenerlo sin depender de nosotros.
- Google Workspace · GmailLa API de Gmail permite crear borradores en el buzón (documentación de Google).
- Microsoft 365 · OutlookMicrosoft Graph permite crear borradores, también de respuesta, que quedan en la carpeta Borradores (documentación de Microsoft).
- Empezamos porUn buzón, el que recibe las solicitudes nuevas. Los demás, después.
- Lo que quedaBorradores en el hilo y un registro de cada correo: qué entró, qué se propuso, qué se envió y quién lo aprobó.
Un buzón, medido con tus correos
No conectamos todos los buzones a la vez. Empezamos por uno y acordamos de antemano qué cuenta como éxito: que lo que llega al técnico sea, o un «no es para nosotros» correcto, o una solicitud con la documentación completa, lista para empezar a trabajar.
- Elegimos un buzónNormalmente, el que recibe las solicitudes nuevas.
- Escribimos tus reglasTipos de solicitud, documentos de cada uno y lo que el agente no debe hacer.
- Probamos con correos ya cerradosAcordamos por escrito qué debía hacer con cada uno.
- Piloto con revisiónUna persona revisa cada borrador antes de enviarlo.
- Medimos y ampliamosSi funciona, añadimos el siguiente buzón. Si no, lo sabes antes de ampliar.
Por qué este orden: prueba de concepto frente a producción.
El mismo enfoque ya funciona en WhatsApp, en Fixlab
Todavía no tenemos un caso publicado en el correo; esta página explica cómo lo planteamos. El mismo enfoque (los criterios del cliente por escrito, la documentación correcta para cada caso y una persona donde hace falta criterio) funciona en WhatsApp desde junio de 2026 en Fixlab, un laboratorio de homologación de vehículos.
Su agente responde con los criterios del laboratorio, reúne la documentación, abre la solicitud de reforma en la plataforma de Fixlab a través de su API y pasa a una persona solo los casos que de verdad la necesitan. Antes de lanzarlo acordamos con Fixlab una prueba de aceptación por escrito: 50 escenarios reales, con cero fallos críticos y al menos un 80 % de aprobados como umbral.
Lee el caso Fixlab- 279conversaciones en los primeros tres meses
- 51 %se cierran sin intervención de una persona; la mayoría de las derivaciones son consultas de precio, que el agente pasa al equipo
- 20solicitudes de reforma creadas de principio a fin en la plataforma de Fixlab, con documentación y datos
- 0fallos críticos en los 50 escenarios de la prueba de aceptación
Preguntas frecuentes: agente de IA para el correo
¿Envía correos por su cuenta?
¿Funciona con Gmail y con Outlook?
¿Dónde se procesan los datos? ¿Y el RGPD?
¿Qué pasa si un correo no es para ese buzón?
¿Y si no sabe qué contestar?
¿Podemos cambiar las reglas nosotros?
¿Queda registro para una auditoría?
¿Funciona también en WhatsApp?
¿Cuánto cuesta?
Fuentes, consultadas el 8 oct 2026: Google, «Create and send draft emails» (API de Gmail) y Microsoft, «Create message» (Microsoft Graph). Cifras de Fixlab: caso Fixlab. Los correos, documentos y textos de esta página son ejemplos.